Email, соцсети, мессенджеры: На что влияют средства коммуникации, и как их выбирать. Реферат роль и функции электронной почты в деловой коммуникации Средства коммуникации очень важны

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие мобильной связи. Система персонального радиовызова. Интенсивное внедрение сотовых сетей связи общего пользования. Интернет как современное средство общения. Электронная почта и доски объявлений. Варианты использования интернет-телефонии.

курсовая работа , добавлен 12.12.2013

Почтовые отправления, почтовые переводы денежных средств, подлежащие доставке на дом и выдаче на объектах почтовой связи. Доставка почтальоном почтовых отправлений по месту жительства. Порядок приема исходящих внутренних посылок и приписки их к накладной.

контрольная работа , добавлен 23.05.2010

Характеристика локальных компьютерных сетей и рассмотрение основных принципов работы глобальной сети Интернет. Понятие, функционирование и компоненты электронной почты, форматы ее адресов. Телекоммуникационные средства связи: радио, телефон и телевидение.

курсовая работа , добавлен 25.06.2011

Характеристика технических средств, применяемых при деловом общении. Интернет как средство делового общения. Телефонная коммуникация, факсимильная связь, автоответчики, электронная почта, Интернет-пейджер ICQ. Видео и телеконференции в Интернет.

реферат , добавлен 28.03.2013

Исследование тенденций развития телекоммуникационных и сетевых информационных технологий. Распределенные сети на оптоволокне. Интерактивные коммерческие информационные службы. Интернет, электронная почта, электронные доски объявлений, видеоконференции.

реферат , добавлен 28.11.2010

Средства связи как технологии передачи информации: история, характеристика. Проводные, кабельные, воздушные, оптоволоконные линии связи. Беспроводные, радиорелейные, спутниковые системы; буквенно-цифровые сообщения. Сотовая связь, Интернет-телефония.

курсовая работа , добавлен 18.12.2012

Цель и назначение разработки АТС "Сура": обеспечение соединений абонентов с абонентами других АТС. Автоматический режим работы АТС, контроль системы оператором. Условия эксплуатации оборудования, технические требования. Стадии и этапы разработки.

курсовая работа , добавлен 14.06.2010

Современное состояние процессов реализации системы защиты информации и развитие информационно-коммуникационных технологий. Временные и долговременные методы шифрования, шифрование методом перестановки. Угрозы информации, наиболее распространенные угрозы.

К средствам электронной коммуникации, используемым в деловом общении, относятся:

Факсимильная связь;

Телефон и мобильный телефон;

Электронная почта;

Видеоконференции, селекторная связь, вебинары, телемосты;

Интернет.

Рассмотрим основные средства электронной деловой коммуникации.

Сегодня самым простым видом электронной коммуникация является факсимилная связь. Факсимильная связь – это отправка и получение точных копий документов посредством общественной или частной телефонной сети. Текст и графическое изображение считываются непосредственно с оригинала сканером, после чего эта информация может быть передана буквально в любую точку земного шара. Приём и отправку факсов осуществляют факсимильные аппараты . Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, т. к. по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор и др. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем информационных сообщений. Преимущества этого канала связи состоят в значительном сокращении времени на передачу информации и более высокой надежности доставки. Факс используется для передачи оперативной информации. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Однако важные документы (например, договор) предпочтительно отправлять заказным письмом или курьерской почтой.

Самым известным видом электронной коммуникации является электронная почта (e-mail). Электронная почта (e-mail) – это система, при работе в которой используется персональный компьютер для того, чтобы посылать и получать информацию. Этот вид электронной деловой коммуникации используется для передачи сообщений каквнутри одного учреждения, так и между различными организациями. Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности - простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки. Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой по системе связи между компьютерами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке благодаря своим преимуществам – круглосуточной доступности, оперативности и простоте в использовании. По сравнению с другими видами электронной деловой коммуникации, электронная почта дает возможность:· мгновенно посылать и получать сообщения; отвечать на письма корреспондентов (используя их адреса в письмах);· рассылать копии письма сразу нескольким получателям; пересылать не только текстовую и графическую информацию, но и программы.

Вместе с тем, электронная почта в деловом общении имеет ряд недостатков.

1. Полученное по электронной почте сообщение выглядит менее официально, чем документ, представленный на бумажном носителе.

2. Передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т. е. применения специальной программы электронной цифровой подписи и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Оформление электронного письма

Правила электронной переписки не закреплены какими либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения (нетикета или сетикета ), выработанными пользователями сети Интернет. В крупных компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере. Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.

Тема письма – существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основного содержания письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, автор демонстрирует свое уважение к адресату. Если письмо направляется незнакомому человеку, то тема – это то, что создает первое впечатление о его составителе. Ее формулировка должна отражать основной смысл письма, но и при этом не должна быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой Добрый день. Указание темы – самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить процесс общения.

Обращение. В электронной коммуникации часто наблюдается смешение признаков делового и дружеского письма. Такие приветствия, как добрый день , здравствуйте , могут сосуществовать с обращениями уважаемый , дорогой . Более того, при переписке по электронной почте обращение иногда опускают, сразу переходя к делу. Но для придания электронному письму более официального характера рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Уважаемый + имя, отчество».

Электронная подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ.

В подписи к деловому письму следует избегать всего того, что может быть воспринято неоднозначно: афоризмов, цитат, смешных выражений, любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой и т. п.

Основные правила составления электронной подписи:

1) электронная подпись не должна превышать 5–6 строк;

2) количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Введение

В большинстве пользователей глобальной компьютерной сети интернет сама эта сеть ассоциируется с тремя основными информационными технологиями: электронная почта; файловые архивы FTP; WorldWideWeb Каждая из этих технологий направлена на решение одной из множества задач информационного обслуживания пользователей сети Электронная почта - это основное средство коммуникаций интернет. Трудно себе представить пользователя сети, который не знал бы как отправить или получить письмо от своего коллеги с другого конца света. Несмотря на отличное развитие интерактивных систем коммуникаций, систем реального времени, различных интернет -телефонов и видеофонов, место электронной почты среди других информационных технологий интернет прочно и нерушимо. Цель работы: рассмотреть электронную почту как средство деловой коммуникации. Данная цель реализуется с помощью раскрытия следующих основных задач: 1. описать электронную почту как средство деловой коммуникации; 2. дать характеристику принципам организации работы электронной почты; 3. описать использование электронной почты в организациях.

Введение 3 Глава 1. Электронная почта 4 1.1. Электронная почта и средства деловой коммуникаций 4 1.2. Информационные возможности делового общения 6 1.3. Средства деловых коммуникаций 7 Глава 2.Электронная почта и общие характеристики 9 2.1. Основные принципы организации электронной почты 9 2.2. Почтовые серверы 10 Глава 3. Использование и управление электронной почты в организациях 12 3.1. Использование электронной почты в организации 13 3.2. Управление электронной почты в организации 13 Заключение 19 Библиографический список 21

Список литературы

1. Голубков, Е.П. Основы маркетинга: учебник. - М.: Издательство «Финпресс», 2010. -287 с. 2. Кирсанов, М. Курс делопроизводства / М. Кирсанов. - Новосибирск: Сфера, 2012. - 318 с. 3. Кирсанова, М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления:ИНФРА-М, 2011. -368 с. 4. Кузнецов, И.Н. Технология делового общения / И.Н. Кузнецов. - М.: Март, 2014. - 128 с 5. Симонович, С.В., Мураховский В.И., Евсеев Г.А. Новые возможности Интернета. – Спб.: Питер, 2012 6. Скибицкий, Э.Г., Скибицкая И.Ю. Основы делового общения, Учебное пособие, Новосибирск: НГАСУ, 2011. - 388 с 7. Шевчук, Д.А. Деловое общение. Учебное пособие для ССУЗов / Д.А. Шевчук. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2013. - 192 с

Отрывок из работы

ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА. 1.1.Электронная почта и средства деловой коммуникаций. Электронная почта– это технология и предоставляемая услуга по пересылке и получению электронных сообщений по распределённой компьютерной сети. Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной почты, заимствуя как термины, так и характерные особенности – простоту использования.Электронная почта во многом удобнее обычной, бумажной. Несколько положительных моментов электронной почты: это сообщения в электронной почте доставляется гораздо быстрее, чем в привычной письменной форме; это гораздодешевле; чтобы отправить письма нескольким адресатам его не следует копировать во многих экземплярах, достаточно один раз ввести текст в компьютер; намного лучше перечитать или исправить получаемые, или написанный вами письмо, поскольку текст уже находится в машине; электронная почта имеет такую же скорость доступа, что и телефон, но не требует одновременного наличие обоих абонентов на разных концах телефонной линии; удобно хранить большое количество писем в файле, диске, чем в ящике стола; и, наконец, экономия бумаги. Недостатки электронной почты: это спам; теоретическая невозможность гарантированной доставки конкретного письма; возможные задержки доставки сообщения; ограничение на размер одного сообщения и на общий размер сообщений в почтовом ящике. В настоящее время любой начинающий пользователь может завести свой бесплатный электронный почтовый ящик, достаточно зарегистрироваться на одном из сайтов. Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы. Насколько далеко они находятся друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно зависит в одной они сети или в разных. Лучше всегонадеяться на электронную почту, чем на простую. Если письмоне дошло да адресата, это можно узнать достаточно быстро и послать новое письмо.

Введение

1. Немного истории

2. Информационные возможности делового общения

2.1 Телефонная коммуникация

2.3 Автоответчики

2.4 Электронная почта

2.5 Интернет-пейджер ICQ

Заключение

Введение

Деловое общение - это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Велика роль общения как такового, как вида деятельности людей - это фактор социализации, превращения человека из существа биологического в существо разумное и социальное, в личность, в члена общества. Велика роль общения и в бизнесе. Современный бизнес - это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами, поэтому коммуникации рассматриваются как средство сотрудничества, взаимодействия, обеспечения достижения целей работников, целей организации и целей общества.

Современное общество трансформировалось в такой тип, который достаточно точно характеризуется понятием «информационное общество». Информация - великий двигатель прогресса, ей суждено стать ведущей, магистральной силой новой цивилизации, источником ее постоянного развития.

Конец ХХ века показал, что информационный ресурс становится главным богатством как страны в целом, так и отдельного предприятия, организации любой формы собственности, индивида. Информация охватывает и экономику и все сферы жизнедеятельности людей - труд, быт, досуг, политику. Наряду с природной и рукотворной составляющими жизненной среды, информационная сфера, связывающая людей с друг другом через коммуникационные сети, стала неотъемлемым компонентом условий жизнедеятельности людей. Образовательные, культурные, научные потребности людей также реализуются посредством информации.

В третьем тысячелетии информация, как инструмент делового общения стала глобальным ресурсом научно-технического прогресса. Появилась возможность оптимально решать социальные вопросы, проблемы государственного устройства, медицины, науки, культуры, спорта и т.д.

Работа состоит из введения, двух частей, заключения и списка использованной литературы. Общий объем работы 19 страниц.

1. Немного истории

Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д.Мир электронного общения, как специфический объект специального научного исследования, имеет недолгую и одновременно яркую историю. В качестве представителей данного направления можно назвать имена Н. Лумана, М. Кастельса, М. Маклюэна, Дж. Семпси, А. Турена, Ю. Хабермаса, У. Эко и многих других современных исследователей. В их работах социум представлен как мир общения, в котором новые информационные средства становятся одним из важнейших инструментов ориентации человека в мире и взаимодействия людей друг с другом. При этом новая коммуникативная среда, рождающаяся у нас на глазах (в первую очередь, в лице Всемирной компьютерной сети), налагает на прошлые виды общения свой неповторимый отпечаток.

Современный менеджер работает в сложной коммуникативной среде, используя весь коммуникативный арсенал, накопленный человечеством за тысячелетия – от устной передачи информации до использования современнейших средств коммуникации. При этом коммуникативный арсенал человека обновляется все быстрее и быстрее. Если в прежние времена человечеству требовались столетия, чтобы хоть немного модернизировать способы общения, то сегодня новые средства коммуникации появляются чуть ли не каждый год. Однако для того, чтобы эффективно пользоваться самыми современными средствами коммуникации, необходимо иметь представление не только об их технологических и коммуникативных возможностях, но и о культурно-историческом контексте, в который они встроены.

До появления письменности человек передавал информацию преимущественно в устной форме – в форме сказаний, рассказов и так далее. Этот способ передачи информации требовал личного присутствия коммуникантов. Устное сообщение работало только в момент произнесения. Единственным способом фиксации была память человека и народа. Эта форма общения существует и поныне.

Кардинальную революцию в общении произвело изобретение письменности. Произошло величайшее событие - человеческая речь разделилась на устную и письменную. Собственно, вместе с этим из племенного общества произросла цивилизация.

Революция, произведенная письменностью, растянута в историческом времени на тысячелетия. Если первые письменные памятники относятся к IV-III тысячелетиям до нашей эры, то в современном западном мире грамотность была достигнута только в XX столетии.

Последующим революционным новшеством стало изобретение Иоганном Гуттенбергом печатного станка в середине XV века. С этого времени письменная речь как способ общения приобрела три новых качества, которые, собственно, и совершили революцию. Во-первых, письменный текст стал набираться унифицированными печатными шрифтами – простыми для восприятия и одинаковыми для всей территории распространения национального языка. Во-вторых, печать книги стала достаточно скоростным процессом – гораздо более быстрым, чем рукописное производство книг, практиковавшееся до этого. И, в-третьих, огромную роль играет самое главное качество книгопечатания – возможность практически моментально тиражировать любые тексты в большом количестве.

В свою очередь, научно-технический прогресс вызвал к жизни новые средства коммуникации – электронные, которые втягивают нас в общение с множеством других людей на глобальных масштабах.

Эпоха информационного бума обрушилась на человечество практически сразу, с точки зрения исторического времени – внезапно. Многие тысячелетия человечество жило устной традицией. Несколько десятков веков существует письменность. Чуть более пятисот лет существует книгопечатание. И лишь 50-60 лет существует телевидение, предвестник новой эпохи. Интернет же обрушился на человечество за сущие мгновения – за срок примерно с 1980 года он захватил всю цивилизацию.

Информационные потоки, передаваемые с помощью телевидения и Интернета, огромны. Коммуникация снова стала аудио-визуальной, как в дописьменную эпоху. Только теперь не требуется непосредственного присутствия коммуниканта, а общение является массовым – в нем одновременно могут участвовать миллионы получателей сообщения.

Информационные возможности делового общения

Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами как в обыденном, так и профессиональном общении для нас по-прежнему, как и многие века назад, остается устная и письменная речь.

Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации.

Неумение грамотно пользоваться новыми средствами коммуникациями зачастую оказывается критическим. Проще говоря, на человека, не пользующегося мобильным телефоном, не знающего, что такое факс, во многих сферах бизнеса посмотрят удивленно, а человека, не владеющего компьютером, попросту не возьмут на работу.

Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида - почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы.

Расширение географических границ предпринимательства и ограниченность времени заставляют участников рынка активно использовать Интернет, факс и прочие средства оперативной связи и для ведения обычной деловой переписки, и при заключении, изменении и расторжении важных коммерческих сделок.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

Факсимильная связь;

Телефон и мобильный телефон;

Телеконференции, селекторная связь, конференц-связь, телемосты;

Электронная почта;

Интернет.

2.1 Телефонная коммуникация

Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Современные технологии передачи данных позволяют использовать нетрадиционные методы для достижения уменьшения стоимости услуг телефонной связи, в тоже время сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.

Телефонная коммуникация - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

Многие ученые считают, что деловые люди тратят на телефонное общение от 4% до 25% своего рабочего времени. При использовании телефонной коммуникации повышается оперативность решения различных вопросов. А также отпадает необходимость посылать письменное сообщение.

2.2 Факсимильная связь - вид передачи деловой информации

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (большой объем, графика, подписи и т.д.).

Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средство связи стал широко использоваться в современном деловом общении. Телефаксы передаются посредством каналов факсимильной связи. Любой деловой контакт сейчас немыслим без обмена посланиями по такой связи.

Факсимильная связь является, по сути, электронной разновидностью обычной почтовой переписки, известной еще во времена Пушкина. Здесь также есть адресант, адресат и получатель. Само сообщение передается в форме письменного текста и визуально воспринимается именно как страница письма или документа (с поправкой на некоторую неизбежную потерю качества изображения).

Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов. Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии (факсимиле).

Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты, то есть дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости. Вместе с тем в телефаксах можно встретить некоторые сокращения, присущие только телефонному сообщению. При этом следует отметить, что стилистически телефаксы могут быть менее официальными, чем деловые письма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.

Например, в американской традиции принято иметь стандартную первую страницу для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы (организации). Бланк должен выглядеть так: в верхней части его размещается эмблема организации, а в самом низу по всей длине строки - адресата, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы.

Под изображением эмблемы пишется телефонное послание. Дата (день, месяц, год, отправки сообщения), время отправления сообщения, кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, организация, которую он представляет. Текст набирается на компьютере, подписывается от руки.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые будут отсылаться. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь необходимые реквизиты.

2. Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться.

3. Проставить номер своего партнера, название города и его код, название учреждения и обязательно фамилию и имя адресата.

4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

2.3 Автоответчики

Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам: люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение), или считают, что автоответчик используется в целях «искусственного отбора» нежелательных звонков, или, наконец, просто не хотят разговаривать с «автосекретарем», предпочитая живое общение.

Однако, каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку.

2.4 Электронная почта

Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модели в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.

Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.

В настоящее время электронная почта потеснила телефон как основное средство ведения бизнеса в современном мире.

«Прежде электронная почта воспринималась как дополнительное удобство, - заметил Рич Гус, вице-президент по маркетингу компании Sendmail. - Теперь же она стала основным средством связи для корпоративной Америки».

Электронная почта - эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в день!

Это одно из достижений человечества – возможность обмена информацией в асинхронном режиме, т.е. тогда когда один из участников обмена в данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, вам необходимо обменяться информацией с вашим коллегой. Вы можете позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, вы можете написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать ваше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. Т.е. Вы планируете свое время и работу и получается качественный обмен информацией.

Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении в сеть его компьютера.

Возникает уникальная возможность быстро ознакомить практически любой круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и оперативно получать ответ на эти материалы. В настоящее время компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана с другими европейскими сетями и со всем миром. Сеть Интернет позволяет получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.

2.5 Интернет-пейджер ICQ

С развитием телекоммуникаций все большее количество деловых людей начинают работать в Интернете в режиме постоянного присутствия, в режиме реального времени, когда абонент получает сообщение в течении незначительного промежутка времени в пределах нескольких секунд после отправки его собеседником.

Сегодня трудно найти интернет-пользователя, который никогда не работал с интернет-пейджерами. Идентификационные номера ICQ стали одним из стандартов при обмене контактной информацией как между знакомыми, так и между деловыми партнерами. Такое признание является лучшим доказательством того, что в список современных средств сетевых коммуникаций в деловом мире незаметно вошел еще один участник, прочно занявший уникальную нишу.

В результате исследований выявлено, что сотрудники фирм - пользователи интернет-пейджера ICQ активно общаются между собой, решая текущие проблемы, скидывая ссылки на те или иные документы, что облегчает процесс взаимодействия внутри компании. Также у каждого сотрудника в контакт-листе ICQ находятся контрагенты, партнеры, подрядчики, журналисты и так далее. И здесь тоже достаточно много преимуществ.

К примеру, иногда проще связаться с партнером из Владивостока по ICQ, чем по тому же телефону. Значительная часть деловой переписки приходится на интернет-пейджер. Большой плюс такого способа общения – это экономия времени и, следственно, оперативность решения вопросов. Эти данные показывают, что сетевые пейджеры обладают неоспоримыми преимуществами перед традиционными средствами коммуникаций (электронная почта, телефон): оперативность, неформальность, наглядность.

Углубленные интервью с некоторыми пользователями выявили иерархию доверия между деловыми партнерами в зависимости от используемого канала общения. Телефон применяется на начальном этапе, когда доверие и заинтересованность в контакте - по крайней мере одной из сторон - достаточно низки. Начало связи по электронной почте свидетельствует о налаживании более тесных связей и появлении высокой степени заинтересованности.

Обмен идентификационными номерами IM знаменует самый высокий уровень доверия, синергию деловых и дружеских отношений. Респонденты не скрывали, что запросы по интернет-пейджерам имеют более высокий приоритет выполнения, нежели полученные по электронной почте. По прогнозам аналитиков их популярность превзойдет даже электронную почту. Этот факт поставит компании перед необходимостью придания IM статуса официального средства делового общения.

2.6 Видео и телеконференции в Интернет

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать своего собеседника. Большинство предпочитает новости смотреть по телевизору, чем слушать их по радио. Видеоконференция - это компьютерная технология, которая позволяет людям видеть и слышать друг друга, обмениваться данными и совместно их обрабатывать в интерактивном режиме (рис.1).

Рисунок 1 - Видеоконференция

Современные системы видеоконференцсвязи позволяют смоделировать обстановку совещания, таким образом, что бы предоставить всем сторонам возможность видеть, слышать и работать с документами так, как если бы участники встречи находились в одной комнате.

Видеоконференция - это конференция между двумя или несколькими аудиториями. Длина расстояния между аудиториями не имеет значения. Обычно это не только разные аудитории, но и страны и континенты. Видеоконференция дает возможность активно участвовать на лекции или презентации. T.e. презентация может идти в одной аудитории. Слушатели других аудиторий также могут участвовать в презентации: слушать, видеть, задавать вопросы, и видеть активного участника на экране.

Она очень удобна для проведения межуниверситетских и межконтинентальных презентаций и дискуссий. Видеоконференция практикуется для консультаций и консилиумов больных. Врач имеет возможность сделать решение с помощью других врачей используя эту возможность.

Видеоконференцсвязь востребована в случаях когда необходимо «живое» общение, визуальная информация является обязательным элементом встречи, участники встречи физически не могут встретиться или при принятии решения критическими является время или стоимость поездки.

Менеджеры компаний, уже использующих видеоконференцсвязь, считают, что системы видеоконференций резко сокращают временные и финансовые затраты на командировки их сотрудников и делают проводимые совещания более продуктивными.

Видеоконференции очень эффективно применяются для удаленной диагностики, лечения, консультаций. Важнейшим преимуществом использования видеоконференции для телемедицины является - непрерывное образование или непрерывное повышение квалификации для медицинского персонала.

Для проведения диагностики и дистанционного обучения в телемедицине широко распространена возможность передавать медецинские изображения от цифровых камер над операционным столом, микроскопа, видео-эндоскопа, ультразвука и т.п. Персональные устройства телемедицины позволяют также передавать к врачу телеметрическую информацию: частоту пульса, давление и т.п.

Применение технологий видеосвязи в телемедицине позволяют существенного повысить здоровье населения, которое зависит от доступности и качества медицинских услуг. Доступность медицинских услуг повышается от расширения охвата телемедицинскими услугами населенных пунктов, оперативных бригад и населения. Повышение качества сервиса осуществляется за счет непрерывного повышения квалификации персонала, привлечения узкопрофильных специалистов и институтов к дистанционной диагностике и лечению.

Внедрение видеоконференций в образовании, управлении, медицине, системах безопасности и многих других деловых сферах приносит огромную пользу. Конечно, даже видеоконференции никогда не заменят личного общения, но они позволяют добиться принципиально нового уровня общения людей, подчас разделенных многими тысячами километров.

Согласно исследованиям, при телефонном разговоре можно передать только десятую часть транслируемой информации. А в случае, когда есть возможность видеть собеседника, производительность передачи информации достигает 60%.

Телеконференция - это электронная газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска объявлений). Вы столкнулись с проблемой, решение которой уже наверняка кем-то найдено и нужно только посоветоваться со знающими людьми? Или в свободную минуту вы хотите поведать общественности свою новую, безусловно, гениальную, мысль? Когда ваше электронное сообщение или вопрос предназначено для широкой публики, а не для конкретного адресата, разумно воспользоваться электронной доской объявлений, а не электронной почтой.

В сети Интернет функционируют сотни тысяч телеконференций, из них наиболее обширные - коммерческие. При подписке (за плату) на определенную конференцию информация периодически подбирается и хранится в персональном «почтовом ящике» узлового компьютера, откуда ее можно получить при обращении. Имеется возможность послать или получить факсимильное или телексное сообщение, однако для получения информации через сеть следует специально кодировать адреса.

Для удобства телеконференции разбиты по темам, любой абонент сети может участвовать в понравившихся телеконференциях - подписаться на них, получать из них материалы и отправлять туда свои объявления. Конференции можно посещать, т.е. читать помещенные в них статьи, отвечать на сообщения других авторов и размещать свои собственные. Обычно в каждой телеконференции существует свой устав, определяющий ее тематику и правила ее использования.

Телеконференции играют ключевую роль при дистанционном обучении, сближая обучение в среде Интернет с традиционным очным обучением. Совершенствование программного обеспечения, каналов связи и телекоммуникационного оборудования привело к тому, что участники процесса дистанционного обучения могут не только обмениваться сообщениями по электронной почте, как это было совсем недавно, но могут видеть и слышать друг друга, общаясь в режиме реального времени. К ним относятся:

Электронные форумы – это место, где можно обсуждать. Эта форма делового общения является практически прямой реализацией идеологии телеконференций.Электронные форумы – семинар с использованием электронной почты и Интернет. Каждый участвует в обсуждении, в результате этой дискуссии получают правильный ответ или вывод, что способствует укреплению полученных знаний. Каждый имеет возможность задавать вопросы, уточнять, отвечать, т.е. активно участвовать в процессе обсуждения.

Чаты - интерактивное общение в режиме реального времени с использованием специальных почтовых программ (типа IRC, ICQ и т.п.). Интенсивное общение, представляющее определенные трудности для тех пользователей, кто плохо владеет клавиатурой. Чаты эффективны для небольших групп участников - от двух до пяти человек. При необходимости, если в чате должны участвовать более пяти человек, необходимо заранее четко оговаривать последовательность выступлений, ход дискуссии и правила общения участников друг с другом.

Аудиоконференции - телеконференции, появившиеся благодаря развитию Интернет-телефонии. Перспективны при организации групповой работы, а также для трансляции лекций и семинаров, проводимых экспертами в конкретной предметной области.

Таким образом, объединение разнородных потоков аудиовизуальной информации и данных, представляемых несколькими участниками, позволяет создать новую среду межличностной коммуникации, в т.ч. деловой, обладающую высокой гибкостью и широким спектром средств передачи и представления информации.

2.7 Интернет – эффективное средство делового общения

Влияние Интернет на нашу жизнь все более и более возрастает. В настоящее время пользователей Интернет около 258 миллионов. 3,6 миллионов новых Веб страниц появляется каждые 24 часа.

Интернет - это уникальное средство общения удаляющее расстояния, создающее единое информационное пространство в мире.

Быстрое общение, быстрый обмен информацией дает возможность координации усилий и возможность совместной работы.

Интернет – это инфраструктура, посредством которой можно

Передавать, принимать информацию, управлять ею и представлять ее.

Применять классические правила бизнеса.

Обеспечивать доступ к интеллектуальному достоянию всего мира.

Обеспечивать связь между людьми и народами.

Обеспечивать быстрые методы ведения дел.

Интернет развивается на следующие сферы деятельности:

Коммерция – процесс оформления сделок осуществляется в сети Интернет.

Образование – возможность самообразования.

Работа - 50 % процентов вакансий находятся в сети Интернет.

Покупательная способность – предоставляются коммерческие предложения со скидками и оптимальными ценами.

Какую роль играет Интернет в нашей жизни?

Электронная почта вместо факса.

Возможность обмена информацией.

Коммерция в Интернет– покупается почти все.

Передача данных – отправка звука, видео, текстов.

Управление информацией – на основе сети Интернет.

Помощь в решении – отсортированные и упорядоченные данные.

Таким образом, возможности Интернет и средств делового общения посредством Интернет, это:

Сотрудничество/координация усилий. Позволяет компаниям узнать запросы и проблемы потребителя.

Современное средство общения. Ускоренная практика деловых отношений.

Поиск партнеров. Контроль заказчиков и партнеров.

Контролирует цены на продукцию, повышает конкуренцию.

Наличие электронной почты.

Возможность обучения.

Средство обмена знаниями

Знакомство с информацией различного вида: текст, аудио, видео, фото, моноскрипты, картины, графика, анимация.

Видеоконференция.

Виртуальная библиотека.

Электронный магазин, электронный бизнес.

Заключение

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.).

В современном мире уже не обойтись без информационных возможностей общения. Факсимильные аппараты, автоответчики, электронная почта, Интернет - все это средства делового общения и источник информации.

Сегодня нет такой сферы человеческой жизни, где бы не использовался компьютер. Естественно, современная информационная сфера просто немыслима без компьютеров, а в частности, без новых информационных технологий. Что же мы относим к информационным возможностям нового типа? Это - компьютерные технологии, Интернет и электронная почта и т.д.

Это объясняется тем, что подобные технологии обеспечивают оперативность распространения и высокую степень доступности информации, которые в свою очередь делают современную информации более ценной и приоритетной.

Эти виды общения все больше входят в нашу деловую жизнь, делают ее более эффективной, входят, чтобы остаться навсегда. Пройдет немного времени, и мы будем удивляться, как вообще могли обходиться без этих милых электронных штучек.

Таким образом, современное деловое общение – это новые методы общения, образ мышления и действия.

Список использованной литературы

1. Кирсанов, М. Курс делопроизводства / М. Кирсанов. – Новосибирск: Сфера, 2002. - 318 с.

2. Кузнецов, И.Н. Технология делового общения / И.Н. Кузнецов. - М.: Март, 2004. - 128 с.

3. Куницина, В.Н. Межличностное общение / В.Н. Куницина, Н.В.Казаринова. - СПб.: Питер, 2001. - 413 с.

4. Лейхифф, Дж. М. Бизнес - коммуникации / Дж.М. Лэйхифф, Дж.М.Пенроуз. - СПб.: Питер-Бук, 2001. - 688 с.

5. Мирошниченко, А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. - М.: Книжный мир, 2007. – 314 с.

6. Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2004. - С.34-52.

7. Слободин, А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб. пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. – Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. - 43 с.

8. Томилов, В.В. Культура предпринимательства / В.В. Томилов. - СПб.: Питер, 2000. - 359 с.

9. Шарков, Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. - М.: издательство «Перспектива», 2002. – 246 с.

10. Шевчук Д.А. Деловое общение. Учебное пособие для ССУЗов / Д.А. Шевчук. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 192 с.

Технические средства коммуникации определяют возможность непосредственного общения человека с человеком и могут служить для передачи информации личного характера. Здесь мы рассмотрим основные средства коммуникации- чаты, форумы, блоги и электронную почту.

Интернет-чаты (IRC - Internet Relay Chat) - средство обмена сообщениями по компьютерной сети одновременно между несколькими пользователями в режиме реального времени, а также программное обеспечение, позволяющее организовывать такое общение. Слово «чат» в русском языке представляет собой «кальку» с английского слова chat, которое переводится как «разговор», «беседа»; наконец, «треп». Применительно к Интернету это слово употребляется, когда речь идет о сайтах или программах, которые дают пользователям Интернета возможность поболтать друг с другом. Без сомнения, чаты являются одним из самых привлекательных типов услуг Сети.

Характерной особенностью является коммуникация именно в реальном времени или близкая к этому, что отличает чат от форумов и других «медленных» средств ПО.

Под словом чат обычно понимается групповое общение, хотя к ним можно отнести и обмен текстом «один на один» посредством программ мгновенного обмена сообщениями, например, ICQ или даже SMS. Разработанный в 1988 году протокол, названный Internet Relay Chat (IRC), что примерно можно перевести как ретранслируемый интернет-разговор быстро стал популярным средством в общении из-за простоты процесса. Где-то в это же время появилось и распространилось само понятие «чат».

Однако так как множество чатов располагаются на коммерческих ресурсах, многие владельцы не требуют от пользователей полной регистрации и персональных данных. Для входа в чат требуется указать регистрационное имя (в отдельных случаях - псевдоним) и пароль, который пользователь выбрал при регистрации на сервере. Чтобы общаться в чате, не требуется никаких особых навыков.

«Разговор» в чате ведется при помощи обычной клавиатуры. Каждая сторона просто набирает свои сообщения в специальном окне и отправляет их посредством нажатия клавиши Enter или щелчком на предусмотренной в программе кнопке.

Существуют также сайты, предоставляющие, так сказать, комплексные услуги по проведению чатов. С точки зрения пользователя, они представляют собой сервер и клиент в одном лице. Такие сайты принято называть чат-серверами. Чат-серверы представляют собой Web-серверы, на которых установлено специальное программное обеспечение, позволяющее осуществлять общение в Сети посредством передачи текстовых сообщений группе пользователей без необходимости установки специальных программ на локальном компьютере. Все компоненты, необходимые для чата, содержатся на специальных Web-страницах, которые могут открываться в обычном браузере.

По применению чаты делятся на:

all2all -- групповая коммуникация (например, IRC, Jabber, Yahoo! Chat, AVACS Live Chat, Mychat);

p2p -- персональные коммуникации (например, ICQ, Jabber, Skype, Yahoo! Messenger, AOL Instant Messenger, Hamachi) - личное общение.

Как правило, сообщения, вводимые каждым из участников, могут быть прочитаны всеми остальными участниками чата. Тем не менее многие серверы допускают возможность отправки частных сообщений любому из участников. Такие сообщения отображаются на экране только этого участника, которому они адресованы, либо попадают к нему в «почтовый ящик», а на экране отображается лишь уведомление о получении частного сообщения.

Некоторые серверы также позволяют посетителям создавать отдельные чат-комнаты для частных бесед. Для входа в такую комнату необходимо получить личное разрешение от ее создателя.

Форум - это тематическое общение. В отличие от чата, на форуме обсуждают какую-то определенную тему. Можно сказать, что форум - это клуб по интересам. То есть форум - это такое место в Интернете, где собираются люди, которых объединяет одно увлечение или идея, и общаются на интересующую их тему. Они помогают друг другу советами и подсказками, обмениваются жизненным опытом, поддерживают друг друга. Например, кто-то увлекается компьютерной графикой. В Интернете много книг и статей на интересующую его тему, но все равно время от времени он сталкивается с трудностями. Что-то непонятно, где-то не получается - без посторонней помощи не обойтись. И вот тут на помощь приходят форумы. Мы находим форум или несколько форумов на интересующую нас тему, регистрируемся и начинаем общаться с единомышленниками. Где-то они нам помогут-подскажут, где-то мы им. Да и вообще, приятно общаться с людьми, которые нас понимают. В отличие от чата, на форуме Вы не получите ответ мгновенно. Ответ на заданный нами вопрос мы можем получить через день-два.

Какие бывают форумы? Форумов в Интернете очень и очень много, и бывают они самые разные. Форумы для любителей кошек и собак, для флористов, для автолюбителей, для авиаконструкторов, для программистов, для молодых родителей, для предпринимателей и многие другие. Если у нас есть какое-то увлечение или страсть, если нам есть, что обсудить, то форум - это то, что надо.

Очень часто форум - это часть какого-то сайта. Например, на сайте Neumeka.ru есть компьютерный форум, на котором посетители сайта могут встретиться, обсудить интересующие их темы, спросить совета или попросить помощи.

Как найти форум? Для того чтобы найти форум на интересующую тему, можно воспользоваться поисковой системой. Например, открыть сайт yandex.ru и напечатать в оранжевой строке поиска «форум интересующая тема». Например, «форум электроника».

Блоги. В своем простейшем виде блог представляет собой веб-сайт с записями, представленными в обратном хронологическом порядке и опубликованы в Интернете. Люди, которые поддерживают блог -- называют блоггеров.

Блог может быть описан как интернет-журнал с одним или несколькими участниками. Помимо обычного текста и гиперссылок, многие блоги включают и другие средства массовой информации, такие как изображения и видео. Преимуществ по сравнению с традиционными сайтов, в том числе:

* Простота создания новых страниц, так как новые данные вводятся в блоге как правило, через простую форму.

* Фильтрация контента для различных записей в блоге, например, по дате, категории, автор или по одному из многих других признаков.

* Большинство платформ позволяет администратору блога приглашать и добавлять других авторов.

* Обеспечение личного пространства для ведения блога, проста в использовании, совместное использование и автоматическая архивация.

* Возможность формирования образовательных сообществ.

* Возможность служить в качестве онлайн портфолио учащихся.

Преимущества блогов в образовании

* Может способствовать развитию критического и аналитического мышления.

* Возможность развития творческого, интуитивного и ассоциативного мышления.

* Потенциал для расширения доступа и воздействия на качество информации.

* Сочетание одиночного и социального взаимодействия.

В рамках организационной точки зрения блог может поддерживать:

* общее присутствие в Интернете.

* Интернет-пространство для студентов, где размещены контактная информация и запросы, связанные с оценкой.

В педагогической точки зрения блог может поддерживать:

* комментарии состоят из ответов студентов

* совместное пространство для студентов

* изображения и размышления

* Интернет-пространство галереи для демонстрации произведений, писем и т.д. используя особенности комментирования материала

* поощрение размышлений и идеи в комментариях учеников

* развитие студенческого портфолио

Электронная почта. Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модемы в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.

Это одно из достижений человечества - возможность обмена информацией в асинхронном режиме, т.е. тогда когда один из участников обмена в данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, нам необходимо обменяться информацией с нашим коллегой. Мы можем позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, мы можем написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать наше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. Т.е. мы планируем свое время и работу и получается качественный обмен информацией.